Thaysa de Meira - Gestora de Controladoria na Safegold

Em muitas empresas, o retrabalho é tratado como parte da rotina. Uma informação precisa ser corrigida, um relatório precisa ser refeito, uma nota precisa ser conferida novamente ou uma atividade volta para a equipe porque não foi executada da forma esperada. Como são situações que acontecem aos poucos, nem sempre chamam a atenção do gestor.
O problema é que, quando essas situações se repetem, deixam de ser apenas pequenos inconvenientes e passam a representar um custo real para a empresa.
A rotina das empresas também mudou. Com equipes mais enxutas, maior volume de informações e necessidade de decisões cada vez mais rápidas, existe menos espaço para processos que dependem de correções constantes. O que antes podia ser resolvido com uma hora a mais da equipe pode se transformar em atrasos, horas extras, perda de produtividade e pressão sobre outras áreas.
E o mais difícil é que esse custo raramente aparece de forma clara nos números.
O retrabalho pode afetar diferentes áreas da empresa e, muitas vezes, começa em um ponto e termina em outro. Uma informação incorreta no comercial pode gerar um problema no financeiro. Uma falha na operação pode atrasar o faturamento. Um erro em uma compra pode comprometer a margem. Uma inconsistência em um relatório pode levar o gestor a tomar uma decisão com base em uma informação que não representa exatamente a realidade.
Por isso, não basta olhar apenas para o setor onde o erro aconteceu. É preciso entender o impacto que ele provoca no restante da operação.
Outro ponto importante é que as empresas acabam se adaptando ao retrabalho. Quando alguém sempre resolve determinado problema, a situação deixa de ser percebida como uma falha de processo e passa a ser considerada parte da rotina. Surge a ideia de que “depois alguém ajusta” ou que “fulano já sabe como resolver”.
Com o tempo, a empresa passa a depender do esforço das pessoas para compensar falhas que deveriam ser resolvidas pelo processo.
O impacto financeiro aparece justamente aí.
O retrabalho consome horas que já foram pagas, mas que poderiam estar sendo utilizadas em atividades produtivas. Também pode gerar atrasos, horas extras, perda de produtividade, compras desnecessárias, descontos, perda de margem e problemas com clientes e fornecedores.
Nem sempre esses valores aparecem separados no DRE. Muitas vezes estão distribuídos entre folha, despesas operacionais, perdas e ajustes que parecem pequenos quando analisados individualmente.
É por isso que o retrabalho pode ser um custo difícil de enxergar. A empresa sabe que está gastando, mas nem sempre consegue identificar quanto desse gasto está relacionado a processos que precisam ser refeitos.
O risco aumenta quando esse cenário se torna recorrente.
Quanto mais tempo a empresa convive com uma falha de processo, maior tende a ser a dificuldade para corrigi-la. O problema pode exigir novas pessoas, mais controles, treinamentos ou mudanças maiores na operação. Além disso, existe o risco de o gestor olhar apenas para o resultado final e não perceber o esforço necessário para chegar até ele.
Uma operação pode entregar o resultado esperado e, ainda assim, estar consumindo muito mais recursos do que deveria.
Por isso, a primeira ação não precisa ser complexa. Um bom ponto de partida é escolher um processo que apresenta retrabalho frequente e acompanhar o que está sendo refeito, por qual motivo e quanto tempo está sendo gasto nessas correções.
A partir dessas informações, fica mais fácil identificar se o problema está relacionado à falta de informação, à ausência de uma etapa de conferência, à definição de responsabilidades ou à própria forma como o processo foi estruturado.
O objetivo não é criar mais burocracia. É entender onde a empresa está gastando tempo e dinheiro para corrigir problemas que poderiam ser evitados.
Quando essa análise é feita de forma estruturada, o retrabalho deixa de ser apenas uma reclamação da equipe e passa a ser uma informação de gestão. A partir dela, o empresário consegue decidir onde vale a pena mudar, quanto essa mudança pode representar em economia e quais controles precisam ser acompanhados para evitar que o problema volte.
A conta do retrabalho já existe. A diferença é que algumas empresas conseguem enxergá-la antes que ela pese de forma mais significativa no resultado.
Se sua equipe passa boa parte do tempo corrigindo, refazendo ou conferindo atividades que já deveriam estar concluídas, talvez seja hora de olhar para esse custo de outra forma.
Porque, muitas vezes, o custo que mais pesa no resultado não é aquele que está no orçamento. É aquele que a empresa se acostumou a considerar normal.