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A Secretaria de Administração, Gestão de Pessoal e Tecnologia da Informação de Curitiba (Smap) encerrou o serviço de malote que atendia diversos órgãos da Prefeitura de Curitiba. O fim do serviço tradicional onde, na teoria, era necessária grande movimentação de documentos impressos, reflete outra mudança: a redução de papel que precisa ser levado de uma secretaria a outra.
Levantamento da Superintendência de Administração da Smap indica que de 2019 até agosto de 2024 deixaram de circular cerca 48,6 milhões de folhas de papel na Prefeitura de Curitiba. O estudo leva em conta que um protocolo físico possui, em média, 20 folhas cada um. Na prática, até existem protocolos com menos, mas alguns deles chegam a uma centena de páginas ou mais.
A redução do papel circulando entre as secretarias reflete uma tendência: o aumento de protocolos eletrônicos. Compare:
“O papel continua aqui, mas ele agora é transmitido de forma eletrônica, não mais impresso”, explica a superintendente de Administração, Alessandra Calado de Melo Paluski, que avalia que a pandemia pelo novo coronavírus acelerou algo que já estava no planejamento da Smap desde 2017.
A necessidade de redução de papel devido ao risco de contaminação no pior momento da pandemia impulsionou o Sistema Único de Protocolo – SUP Eletrônico, que teve adesão das secretarias e órgãos municipais. Outro fator relevante foi o uso cada vez mais frequente da assinatura eletrônica avançada (que requer mecanismo de validação, como login e senha) ou da digital, chamada também de assinatura qualificada, e que é certificada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
O malote da Smap era responsável pelo traslado do papel de todas as secretarias, exceto Saúde e Educação, que contratam serviços específicos para atender as necessidades das duas áreas
Antes do encerramento do malote, ao longo dos últimos anos, a Smap monitorou a tramitação do volume de documentos em papel. Comparando o processamento eletrônico e o feito em folhas desde 2019, é possível enxergar uma mudança significativa. Atualmente, conforme dados parciais de 2024 (até agosto), o papel representa apenas 4% do total.
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